#1

Q: Zaměstnavatelé s 250 a více zaměstnanci musí už nyní mít vnitřní oznamovací systém zavedený, ti s 50 až 249 zaměstnanci jej musí zavést do 15. prosince 2023.
Počítají se zaměstnanci s částečným úvazkem jako jeden zaměstnanec, nebo lze částečné úvazky sčítat?

A: Částečné úvazky jednotlivých zaměstnanců nelze sčítat!
Každý zaměstnanec, ať je jeho úvazek jakýkoliv, se vždy počítá jako jeden.
Stejně tak se za zaměstnance počítají i všichni „dohodáři“.

#2

Q: Už máme etický kodex, a dokonce zmiňuje i whistleblowing, tedy možnost oznamovat podezření na neetické či jinak závazné jednání a závazek společnosti tato oznámení řešit.
Stačí to?

A: Ne.
Etický kodex je skvělá věc, ale zákon nově podrobně definuje, jak musí oznamovací systém fungovat. A na to už obecná proklamace v etickém kodexu nestačí.
Etický kodex tak může posloužit pouze jako základní stavební kámen, který musí být doplněn o správně fungující vnitřní systém.
Vše bude nutné popsat v podrobném vnitřním předpisu a dalších dokumentech.

LEGALITÉ TIP: Pokud máte etický kodex v rámci skupiny společností, zkontrolujte, zda je pro vaše zaměstnance skutečně závazný.
Bez správného přijetí etického kodexu mezi vlastní vnitřní předpisy zaměstnavatele (tedy konkrétní společnosti ve skupině) to tak totiž být nemusí.

#3

Q: Příslušná osoba může být zaměstnanec, ale i osoba externí.
Bude-li příslušnou osobou OSVČ, je potřeba k výkonu činnosti příslušné osoby nějaké oprávnění?

A: Zákon o ochraně oznamovatelů oprávnění k výkonu činnosti příslušné osoby nijak neřeší. U OSVČ tak bude stačit jen živnost volná a obory živnosti, které tomu obsahem odpovídají (např. „poradenské a konzultační činnosti, zpracování odborných studií a posudků“ a případně „výroba, obchod a služby jinde nezařazené“).

LEGALITÉ TIP: Pozor, příslušnou osobou musí být vždy fyzická osoba.
Poskytuje-li Vám „whistleblowing služby“ jiná společnost, je vždy třeba za příslušnou osobu určit konkrétního člověka, např. jejich zaměstnance, nikoliv společnost jako takovou.

#4

Q: Rozhodli jsme se, že oznámení se budou u nás podávat prostřednictvím e-mailu.
Stačí, když k tomu využijeme klasickou firemní e-mailovou adresu naší příslušné osoby?

A: Firemní e-mailová adresa s běžnými přístupovými právy a zabezpečením NESTAČÍ!
Pro účely podávání oznámení je nutné zřídit speciální e-mailovou adresu, která bude sloužit jen k tomuto účelu. 

A: Do této e-mailové schránky může mít přístup jen příslušná osoba. Měla by být tedy od běžné komunikační sítě oddělena tak, aby se do ní nedostalo IT oddělení, poskytovatel IT služeb, ostatní zaměstnanci nebo třetí osoby.

LEGALITÉ TIP: Doporučujeme také zabezpečit přístup do této speciální e-mailové schránky heslem, které bude znát jen příslušná osoba. Tedy nastavit nejen heslo k počítači, ale i heslo k přístupu do schránky, které bude nutné zadat při každém jednotlivém přihlášení.

#5

Q: Zaměstnavatel se rozhodl jmenovat novou příslušnou osobu.
Musí ji k výkonu této činnosti nějak proškolit?

A: Ano, zaměstnavatel musí příslušnou osobu poučit o právech a povinnostech, které pro ni vyplývají ze zákona na ochranu oznamovatelů. A protože povinností příslušné osoby není zrovna málo, jde v zásadě o školení. Zaměstnavatel a příslušná osoba o tomto poučení musí zároveň sepsat písemný záznam.

A: K poučení a sepsání záznamu musí dojít, nejen bude-li pověřenou osobou zaměstnanec, ale i externí subjekt!

LEGALITÉ TIP: Formální poučení příslušné osoby je dobrý základ, v praxi ale doporučujeme mít vypracovanou podrobnější a praktickou metodiku pro příslušnou osobu, podle které bude při přijímání jednotlivých oznámení postupovat a na kterou případně příslušnou osobu proškolíte.

#6

Q: Zavést interní oznamovací systém musí všichni zaměstnavatelé s minimálně 50 zaměstnanci, a to do 15. prosince 2023; ti s 250 a více zaměstnanci měli mít už 1. 8. 2023.
Je potřeba počet zaměstnanců průběžně kontrolovat?

A: Ano, vždy k 1. lednu každého roku.
I když dnes máte méně než 50 zaměstnanců, vnitřní oznamovací systém budete muset zavádět, pokud na Nový rok dosáhnete hranice 50 zaměstnanců.

A: Pozor, zcela zvláštní úprava se uplatní u povinných subjektů podle AML zákona. Ty musí vnitřní oznamovací systém zavést bez ohledu na počet zaměstnanců!

LEGALITÉ TIP: Nenechávejte kontrolu počtu zaměstnanců až na 1. ledna, začněte dřív, ať máte na zavedení whistleblowingu ve firmě dost času. Za nesplnění této povinnosti totiž hrozí pokuta až 1.000.000 Kč.

#7

A: Zákon uvádí příklady odvetných opatření, jako např. snížení mzdy, nepřiznání bonusu, neumožnění odborného rozvoje nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou.
Odvetným opatřením ale může být jakékoliv jednání nebo i opomenutí zaměstnavatele, které může oznamovateli způsobit újmu a které je vyvoláno oznámením.

LEGALITÉ TIP: Praxe v zahraničí ukazuje, že jedním z nejčastějších odvetných opatření může být tzv. bossing, tedy šikana ze strany nadřízeného. I na to pozor, kromě pokuty za odvetné opatření ve výši až 1.000.000 Kč by se oznamovatel-zaměstnanec mohl domáhat i náhrady újmy, která mu z důvodu šikany vznikla.

#8

Q: Příslušná osoba musí být zletilá, plně svéprávná a při svém určení do funkce příslušnou osobou i po celou dobu výkonu této funkce tzv. bezúhonná.
Co konkrétně bezúhonnost příslušné osoby v praxi znamená?

A: První podmínkou bezúhonnosti je, že příslušná osoba nebyla odsouzena pro úmyslný trestný čin, za který podle trestního zákoníku hrozí trest odnětí svobody na více než dva roky, nebo pro trestný čin spáchaný v souvislosti s jejím výkonem práce.

A: Druhou podmínkou bezúhonnosti je, že v posledních pěti letech tato osoba nespáchala přestupek spojený s činností příslušné osoby.

LEGALITÉ TIP: Zaměstnavatel by měl při určení příslušné osoby požadovat její výpis z rejstříku trestů a čestné prohlášení, že nespáchala přestupek, kvůli kterému by nebyla považována za bezúhonnou.

Q: Typickým zakázaným odvetným opatřením bude výpověď daná zaměstnanci-oznamovateli, samozřejmě pokud je motivovaná podáním oznámení.
Jaká další odvetná opatření proti oznamovateli zákon o ochraně oznamovatelů zakazuje?

#9

Q: Zákon zakazuje odvetná opatření vůči oznamovatelům a některým dalším osobám.
Chrání nějak i příslušné osoby?

A: Ano, nikdo nesmí příslušnou osobu za řádný výkon její činnosti, jakkoliv postihovat.
Pokud by společnost tuto povinnost porušila, hrozí jí pokuta až do výše 1.000.000 Kč.

LEGALITÉ TIP: Pokud společnost zjistí, že příslušná osoba nepostupuje při výkonu své funkce řádně – tedy v souladu se zákonem, měla by podniknout přiměřené kroky k nápravě těchto nedostatků.
Za dodržování pravidel whistleblowingu totiž odpovídá zejména samotná společnost. Řešením může být někdy rovněž stávající příslušnou osobu odvolat a určit jinou.

#10

Q: Charání zákon v souvislosti s podaným oznámením proti odvetným opatřením i jiné osoby, než samotného oznamovatele?

A: Ano, zákon chrání před odvetnými opatřeními i další osoby, zejména prostředníky a pomocníky oznamovatelů a třetí osoby spojené s oznamovateli (např. jejich kolegy a osoby jim blízké).

LEGALITÉ TIP: Ochrana před odvetnými opatřeními v praxi vyžaduje aktívní přístup dané společnosti – je nutné vhodným způsobem zajistit ochranu oznamovatelů a dalších chráněných osob před postihem nejen ze strany managmentu, ale i nadřízených a spolupracovníků. Zaměřte se také na důslednější zajišťování a evidenci důvodů vedoucích k jednotlivým personálním rozhodnutím.

#11

Q: Společnost zřídila vnitřní oznamovací systém, prostřednictvím kterého lze podávat pouze písemná oznámení.
Stačí to?

A: Nestačí, oznamovatel musí mít rovněž možnost podat oznámení ústně (tedy např. telefonicky nebo prostřednictvím systému hlasových zpráv) a rovněž osobně, tedy na osobní schůzce.
Zákon o ochraně oznamovatelů zároveň zakazuje společnostem vytvářet oznamovatelům překážky při podání oznámení.

A: Požádá-li oznamovatel o osobní schůzku, při které chce podat oznámení, musí mu příslušná osoba umožnit osobní setkání do 14 dnů od přijetí této žádosti.

A: O ústně i osobně podaném oznámení se pořizuje zvuková nahrávka, ale jen pokud s tím oznamovatel souhlasí. Jinak příslušná osoba musí o oznámení pořídit záznam, který zachytí podstatu oznámení. Oznamovatel pak musí mít možnost vyjádřit se písemně k takovému záznamu, popř. přepisu zvukové nahrávky. Vyjádření oznamovatele musí příslušná osoba přiložit k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky.

LEGALITÉ TIP: Oznamovatel musí mít možnost odmítnout pořízení zvukové nahrávky jeho oznámení. Mají-li tedy oznamovatelé podávat ústní oznámení prostřednictvím hlasových zpráv nebo jiného automatického hlasového nahrávání oznámení, v praxi by měli mít rovněž možnost takové nahrávání odmítnout a zvolit si možnost přepojení přímo na telefon.